Digitaler Arbeitsplatz - ist die Notion-App den Hype wert?

Lorena Muñoz
13. April 2021

Wer kennt es nicht: E-Mails, Internetbrowser und diverse Arbeitsdokumente überfüllen den Bildschirm. Sie verdecken und verdrängen sich gegenseitig, von Ordnung kann auch mit bestgesinntem Optimismus nicht mehr die Rede sein. Dieses Durcheinander ist vor allem eins: mühsam. Deiner Arbeitsweise fehlt es an Effizienz und dir geht langsam aber sicher die Geduld verloren. Hier kommt "Notion" ins Spiel. Das Arbeitstool präsentiert sich als Lösung, mit der du dieses Problem an der Wurzel packen und von deinem Schreibtisch verbannen kannst.

Bildquelle: Notion.com 

Die Idee des Organisationstools ist es, dass du dich durch keinen digitalen Büro-Urwald kämpfen musst, um das eine gesuchte Dokument zu finden. Zu jeder Zeit soll dein Computer ordentlich und überschaubar bleiben. Nicht umsonst nennt sich Notion den "all in one workplace". Darunter ist nämlich zu verstehen, dass alle wichtigen Daten und Dokumente auf der selben Plattform zu finden sind. Dies vereinfacht Arbeitsprozesse und den Informationsaustausch erheblich. Seit neuem auch bei FolienWerke.


Bildquelle: Notion.com

Uns wurde Notion von einem befreundeten Unternehmer empfohlen. Seine Erfahrungen waren vielversprechend und machten uns neugierig, das Tool selbst auszuprobieren. Ohne grosses Vorwissen entschieden wir, Notion für unser Team einzurichten. Das jetziges Fazit? Wir sind total überzeugt!

Ob Notion etwas für dich oder dein Team sein könnte, weisst du nach diesem Blogbeitrag. Weiterlesen lohnt sich!

Was genau ist Notion?

Das Startup "Notion Labs Inc." ist in San Francisco, USA, angesiedelt. Seit 2016 befindet sich deren Applikation "Notion" auf dem Markt und lässt sich sowohl auf iOS als auch Android Geräten installieren.

Du bist kein Fan vom Downloaden? Notion ist über jeden Webbrowser abrufbar. Die Applikation muss somit nicht installiert werden, um damit zu arbeiten.

Zutritt zum eigenen Workplace erhaltest du nach Registrierung eines eigenen Accounts. Dieser ist nicht kostenpflichtig und erlaubt dir, das Tool auszuprobieren. Die Gratisversion von Notion eignet sich besonders für Einzelpersonen und Privatnutzer. Der kostenfreie Speicherplatz reicht bei alleiniger Nutzung gut aus. Als Team oder Unternehmen lohnt es sich hingegen, ein Abonnement abzuschliessen und von den unlimitierten Möglichkeiten der Plattform zu profitieren. Ob und zu welchem Preis du Notion upgraden willst, kannst du nach Beginn der Nutzung entscheiden. Nämlich dann, wenn du ungefähr einschätzen kannst, zu welchem Ausmass und für welche Zwecke du Notion anwenden wirst.

Die primäre Funktion von Notion ist es, ein Durcheinander zu vermeiden. Dafür bietet die Applikation den Nutzenden verschiedene Templates (Vorlagen), die sich nach Bedarf anpassen lassen. Die Template-Bibliothek ist das Erste, dass mich von Notion überzeugt hat.
Bei den Vorlagen handelt es sich um gut durchdachte Muster, die nach Branche sortiert sind. Für verschiedene Berufsrichtungen beinhalten die Templates andere Aspekte. Von Kalendern, Meeting-Seiten, Kostenübersichten oder Moodboards ist alles dabei. Du musst dich jedoch nicht damit begnügen, was Notion dem jeweiligen Template zugeteilt hat. Die Vorlagen lassen sich kombinieren, verändern und deinen individuellen Bedürfnissen anpassen. Für uns lohnte sich die Kombination der Marketing- und Designvorlagen.

Unser digitaler Workplace

Bei FolienWerke hören wir nie auf, uns neue und coole Ideen zu überlegen. Die stetige Optimierung der internen Arbeitsprozesse ist hiervon nicht ausgeschlossen. Mit Notion erhofften wir, die Organisation der internen Arbeitsabläufe nachhaltig zu verbessern. Seit geraumer Zeit wollten wir unsere täglichen Arbeitsschritte verschriftlichen und auf einer geeigneten Plattform festhalten. 

Mit Notion erstellten wir eine FolienWerke Wiki-Page. Wahrscheinlich erinnert dich dies an die alltägliche Wikipedia-Seite: Ein Informations-Cluster, wie du es zur Genüge gesehen hast. So ganz falsch liegst du dabei nicht, denn das ist die Grundidee. Die Notion-Version einer Wiki-Page ist allerdings übersichtlicher. Sie ist deinen Bedürfnissen angepasst und visuell ansprechend. Notion stellt auch hier verschiedene Wiki-Templates zur Verfügung, mit denen sich eine Art interne Handbuchsammlung aufbauen lässt. Es handelt sich somit nicht um eine einzige Seite, sondern um eine Bibliothek, die du dir zusammenstellst.

Uns war es wichtig, die Abläufe unserer täglichen Arbeit zu sammeln und verschriftlicht festzuhalten. So lassen sich künftig mühselige Erklärungen verkürzen oder ganz weglassen, da alles online nachlesbar ist. Es scheint so, als hätten wir endlich die richtige Plattform hierfür gefunden. 

Unsere FolienWerke Wiki-Seite ist eine Bibliothek verschiedener Handbücher. Ein Handbuch erklärt beispielsweise unser Buchhaltungsinstrument, ein weiteres den genauen Projektvorgang. Mit viel Geduld und Sorgfalt werden alle Anwendungen der unterschiedlichen Arbeitstools dokumentiert und erklärt. Das Einfügen von Screenshots funktioniert problemlos, wodurch sich die Texte und Instruktionen veranschaulichen lassen. Es sind diese Handbücher, die das Einarbeiten neuer Angestellten erheblich vereinfachen werden. 

Notion empfiehlt Unternehmen jeweils eine Page zur eigenen Identität einzurichten. Dieser Empfehlung sind wir gefolgt. Die FolienWerke Unternehmensseite weist die wichtigsten Angaben unserer Positionierung auf. Mit wenigen Klicks können Mitarbeitende sich durch die Mission, Vision und Unternehmensziele bewegen. Damit unsere Identität nicht nur durch die eigene Perspektive dargestellt wird, sind in einer Unterseite jegliche Kundenfeedbacks abgelegt, die wir über die Jahre hinweg angesammelt haben.

Das gefällt uns an Notion am besten:

  1. Sehr anfängerfreundlich.
    Notion ist unglaublich einfach anzuwenden. Die Installation dauert nur wenige Klicks und verläuft unkompliziert.
  2. Die Ästhetik
    Ob eigene oder gratis Coverbilder, kleine Icons und persönliche Logos - auf Notion kann jede Page und jeder Titel dekoriert werden.

  3. Ermöglicht Zusammenarbeit
    Die Applikation kann gleichzeitig und von unterschiedlichen Usern bearbeitet werden. Bei uns richten zwei Mitarbeiterinnen Notion ein, was ohne Verzögerungen oder Probleme funktioniert.
  4. Es ist ordentlich!
    Auf Notion gibt es Seiten, Unterseiten, Listen, Toggle-Listen und so weiter und so fort. Die Seiten lassen sich verlinken, ineinander einbetten und unterteilen. Notion schafft somit nicht nur Ordnung, sondern ist selbst automatisch immer aufgeräumt.

Was Notion noch besser machen würde:

  1. Mehr gratis Speicherplatz
    Notion ist zum Glück recht kostengünstig. Der gratis Speicherplatz, der vor einem Upgrade automatisch zugeteilt wird, reichte für uns bereits nach wenigen Tagen nicht mehr aus.
  2. Nicht so klammheimlich!
    Natürlich handelt es sich bei Notion Labs Inc. auch um ein Unternehmen. Sie streben Profit an und versuchen darum, neuen Usern ein teureres Abonnement anzudrehen, als nötig. Das Upgraden zur gewählten Option ist besser versteckt, als zunächst ersichtlich. (Tipp: In den Einstellungen unter "mehr erfahren" nachschauen!)
  3. Zu viel des Guten?
    Ich habe dir viel von den Templates und Dekorationen vorgeschwärmt. Beides hat jedoch ihre Schattenseite. Notion ermöglicht so viel, dass es schwierig wird, alle Anwendungsmöglichkeiten zu kennen. Der Durchschnitts-Nutzende braucht knapp die Hälfte davon, was Notion eigentlich ermöglicht.
  4. Frag mich zweimal
    Einer der Gründe, weshalb Notion so umgangsfreundlich ist, zeigt sich durch die Einfachheit. Jegliche Ausführungen erfolgen umgehend mit zwei Klicks oder einer Tastenkombination. Warum das ein Problem ist? Verrutscht man kurz oder klickt einmal zu viel, sind Passagen, Listen und ganze Seiten unwiderruflich gelöscht.


    Ein zweites Mal nachfragen, ob der Löschbefehl tatsächlich ausgeführt werden soll, wäre somit eine wichtige Verbesserung, die nicht ganz unüblich ist. Auf diese Weise wird dieses ärgerliche Problem bei anderen Arbeitsinstrumenten bereits vermeiden.

Darin Unterscheiden sich die Versionen von Notion:

Wie bereits erwähnt, ist Notion sowohl gratis als auch mit Abonnement erhältlich. Die vier Kategorien unterscheiden sich in ihren Zugangsmöglichkeiten und Speichergrössen. Wir nutzen die zweite Kategorie und stellen dir alle vier vor. Es gibt die Kategorien Personal, Personal Pro, Team und Enterprise.


Bildquelle: Notion.com

Die kostenfreie Version von Notion wird mit Notion "Personal" betitelt. Obwohl diese Kategorie für uns als Unternehmen nicht geeignet war, ist sie bei privater Nutzung empfehlenswert. Mit Personal erhaltest du Zugang zu:

  •  einer unlimitierten Anzahl Seiten und Blöcke.
  • der Möglichkeit, die Seite mit 5 Gästen zu teilen.
  • der Synchronisierung mit weiteren Geräten.
  • Content API (wird bald erhältlich).

Die zweite Stufe der Notion-Nutzung nennt sich "Personal Pro". Dies ist die Version, die wir bei FolienWerke eingerichtet haben. Zu den folgenden Möglichkeiten erhaltest du mit Personal Pro Zugang:

  • Alles, was Notion Personal ermöglicht
  • Unlimitierte Uploads von Dateien.
  • Unlimitierte Gäste
  • Versionen History

Als erste abonnementpflichtige Stufe von Notion beträgt die Nutzung von Personal Pro jeweils vier Dollar im Monat.

Die Version "Team" ist die dritte Kategorie und geeignet für die aktive Nutzung der Seite durch mehrerer Leute. Die folgenden Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung:

  • Alles, was Notion Personal Pro ermöglicht
  • Unlimitierte Team-Mitglieder
  • Kollaborative Arbeitsplätze
  • Fortgeschrittene Berechtigungen
  • Admin Tools

Diese Kategorie ist aufgrund der Team-Nutzung teurer und wird pro Mitglied einzeln berechnet. Ein Abonnement der Notion Version Team kostet acht Dollar pro Monat und pro Team-Mitglied.

Die letzte Version von Notion heisst "Enterprise". Folgende Möglichkeiten unterscheiden Enterprise von den vorgängigen Versionen:

  • Alles, was Team kann, beleibt möglich.
  • SAML SSO
  • SCIM API
  • Fortgeschrittene Sicherheit
  • Engagierter Manager
  • Custom Contract

Mit Notion Enterprise bezahlst du einen individuell vereinbarten Betrag, der sich deinen Nutzungszwecken anpasst.

Auch in der Schweiz sind die Preise der Notion-Versionen in Dollar aufgelistet. Der Betrag wird bei der Kreditkartenabrechnung in Franken umgerechnet und verändert sich somit je nach Kurs. Vergiss ausserdem nicht, dass die erste Stufe von Notion kostenfrei ausprobiert werden kann. Somit erlaubt dir Notion, dir darüber im Klaren zu werden, wofür du die Applikation nutzen wirst, bevor du blind ein Abonnement wählen und bezahlen musst. Zusätzlich ist es dir jederzeit möglich, von einer Version auf eine andere zu wechseln.

Mein Fazit zu Notion

Die Plattform von Notion Labs Inc. hat uns überzeugt! Obgleich uns Notion empfohlen wurde, hatten wir weder grosse Erwartungen, noch viel Vorwissen. Die Begeisterung für das Arbeitsinstrument liess jedoch nicht lange auf sich warten.

Einer der lobenswertesten Aspekte von Notion ist die Einfachheit. Die Applikation lässt sich einrichten, ohne dass langfädige Instruktionen durchgewälzt werden müssen. Vieles erklärt sich von selbst, den Rest findest du in kurzen Worten zusammengefasst, sobald du ein neues Template eröffnest. Notion konnten wir all unseren Bedürfnissen anpassen. Unsere Wiki-Page ist auf FolienWerke zugeschnitten und erfüllt alle Zwecke, die uns in den Sinn gekommen sind. Ausserdem ist die Ästhetik ein grosses Plus. Strukturieren, Ordnen und Organisieren machen mehr Spass, wenn am Schluss ein kohärentes und stimmiges Bild entsteht.

Obgleich Notion das Potential dazu hat, wird das Tool nicht als unser einziger Arbeitsplatz fungieren. Weiterhin arbeiten wir mit unseren Tools zur Buchhaltung und Aufgabenverwaltung. Dies hat damit zu tun, dass Notion uns in diesen beiden Aspekten nicht effektiver erscheint.

Verbesserungspotential hätte Notion des Weiteren beim Abspeichern der erstellten Seiten, da diese stets bearbeitbar bleiben. Dies scheint vorerst kein Nach- sondern sogar ein Vorteil zu sein. Doch bei einem Tool, bei dem, wie bereits erwähnt, schnell etwas aus Versehen gelöscht ist, wäre es um so wichtiger, dass Seiten und Handbücher nach ihrer Fertigstellung schreibgeschützt sind.

Nutzt du Notion bereits und hast Erfahrungen, von denen du uns erzählen willst? Haben wir dich davon überzeugt, Notion selbst auszuprobieren? Ich freue mich sehr auf jeden Input zum Thema! 

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