Microsoft Sway – Informationen und Gebrauchsweise

Michael Bäuerle
11. März 2020

Liest oder hört man die Worte «Microsoft» und «Präsentationen» in einem Satz, so denkt man zu 99 % zunächst an PowerPoint. Das Cloud-basierte Präsentationstool «Sway» kennen dagegen nur die Wenigsten. Schade, denn Sway ist nicht nur ein unglaublich vielfältiges Storytelling-Medium, sondern ein super durchachtes, einfach anzuwendendes Programm, das richtig Spass macht. Mehr Einblicke darüber, was Sway ist und was es kann, sowie eine kurze Einführung in die Office-365-App sind Themen dieses Blogbeitrags.

Was ist Sway überhaupt?

Um es ganz salopp zu sagen: Die Office-App «Sway» ist die freundliche, fluffige und weitaus zugänglichere kleine Schwester von PowerPoint. Denn wo der Urvater alle Präsentations-Softwares ein Flair von Geschäftsmeetings, Chefetage und schlechten Vortrags-Skills ausstrahlt, da kommt Sway deutlich lockerer rüber. Sway ist auch weniger ein Präsentations-Tool, sondern eher ein fantastisches Mittel, um Geschichten zu erzählen und zu verbildlichen. Anstatt strikt eine Slide nach der anderen vorzuführen, verbindet Sway alle eingefügten Elemente (in Sway ist von «Karten» die Rede) zu einem flüssigen Ganzen. Schon alleine, dass man nicht von einer Karte zur nächsten klickt, sondern durch eine Storyline scrollt, verleiht Leichtigkeit und Flow.

Mit Sway lassen sich also nicht nur Präsentationen kreieren, sondern auch anhand von Bildern die letzte Urlaubsreise zusammenfassen, ein Lebenslauf erstellen, ein Newsletter verfassen, eine Landing-Page ins Leben rufen, und vieles mehr. Die fertigen Sway-Dokumente oder auch «Sways» (ja, die heissen wirklich so) können demnach alles darstellen, was sich in Geschichtsform präsentieren lässt.

Warum entwickelt Microsoft Sway, wenn es PowerPoint gibt?

Kennst du das? Du sitzt vor einem weissen Word-Dokument, das gefüllt werden muss, und dir fällt nichts ein? Oder – noch schlimmer! – du musst eine PowerPoint-Präsentation erstellen, und findest nicht einmal den Hauch eines kreativen Ansatzes? Es ist erstaunlich, wie nervenaufreibend eine leere PPT-Slide sein kann.

Präsentationen werden normalerweise ins Leben gerufen, um von anderen gesehen zu werden. Und diese Vorstellung in Kombination mit der Angst, selbst vor einem Publikum zu stehen, zu reden und die eigenen Slides zu zeigen, sind Gründe genug, um vor einer leeren PowerPoint-Folie direkt das Handtuch zu schmeissen.

Es ist tatsächlich so, dass genau diese Angst eine der grössten Hürden von PowerPoint darstellt. Microsoft hat das erkannt und mit Sway eine tolle Lösung erschaffen. Sway bietet nämlich eine Reihe grossartiger Templates, die es ganz einfach machen, das innere kreative Feuer zu entfachen. Neben den Templates, wie zum Beispiel «Lebenslauf», «Interne Newsletter», «Referat», Blog», etc. bietet Sway auch «Inspirierte Sways», an denen man sich ein Bild davon machen kann, was mit dieser Präsentations-App alles möglich ist.

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Ein weiteres geniales Feature ist die Möglichkeit, eine Sway mit einem Thema zu beginnen, das man in ein Suchfenster eingibt. Das Programm durchforstet dann Wikipedia und schlägt diverse Ansatzpunkte vor.

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Wie arbeitet man mit Sway?

Bei Sway liegt der Schwerpunkt auf dem Storytelling. Somit ist bei der kostenlosen Office-App auch immer von der Storyline die Rede, wenn es um den Präsentationsweg geht.

Grundsätzlich ist Sway daraufhin ausgelegt, dass ein Vorführ-Flow entsteht. Es gibt keine einzelnen Slides, sondern eine fliessende Storyline. Durch das Scrollen von einem Element zum nächsten fühlt sich das Vorführen und das Verfolgen an wie eine Reise.

Nachdem also das Template ausgesucht wurde, gilt es nun, die Storyline mit Karten zu füllen. Diese Karten können Bilder, Texte, Videos, usw. sein.

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Auch was das Bild- und Videomaterial angeht, bietet Sway dem User direkt zahlreiche verschiedene, themenrelevante Möglichkeiten, die ganz einfach mittels Drag & Drop in die Storyline eingeführt werden können.

Es gibt zig verschiedene Karten, die man kreieren kann: Text, Video, GIF, Bilder, usw. Im weiteren Verlauf kann jede erstellte Karte natürlich verschoben und weiter ausgearbeitet werden. All diese Karten fliessen dann bei der Präsentation nahtlos zusammen, was das Präsentieren viel flüssiger macht als die Dia-Show-Methode von PowerPoint.

Die Design-Funktion bei Sway

Nachdem die Storyline mit unterschiedlichen Karten gefüllt wurde, geht es nun an den Feinschliff: das Design. Hier ist es zunächst interessant zu sehen, wie all die Karten in einem Sway zusammenlaufen. Dazu klickt man ganz einfach in der oberen rechten Ecke auf das «Play» Symbol und scrollt drauflos.

Was hier noch nicht ganz passt, kann über die «Design»-Funktion ausgearbeitet werden. Ist diese aktiviert, bekommt man mit einem Klick auf «Styles» einige Design-Optionen geboten. Das sind zwar nicht allzu viele, doch genügend, um das Sway durchaus stilvoll aufzuhübschen. Es ist sind auch genau diese Überschaubarkeit and Design-Optionen, welche die Präsentations-App von Microsoft so mühelos, leicht und freundlich macht. Wer sich schwertut, unter all den Optionen etwas Passendes zu finden, kann einfach auf den «Remix»-Button drücken und sich überraschen lassen.

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Zu guter Letzt lässt sich dann auch noch die Ausrichtung der Karten festlegen. So kann der Flow durch die Storyline entweder von links nach rechts (horizontal), oder von oben nach unten (vertikal) verlaufen. Wer mit Sway im PowerPoint-Stil präsentieren und jede Karte nach und nach aufrufen möchte, der wählt einfach die «Slide»-Option.

Als finaler Akt lässt sich das Sway nun ganz einfach teilen oder veröffentlichen. Natürlich können mehrere Benutzer oder Gruppen zugleich an einem Sway arbeiten. Das fertige Sway als eigenständigen File zum Download gibt es nicht, da es sich ja um eine rein Cloud-basierte App handelt. Dennoch lässt sich das Sway als Word- oder als PDF-Datei exportieren.

Ein Fazit zu Microsoft Sway

Wir finden es genial! Auch wenn Sway zu den Underdogs der Office-365-Anwendungen zählt, so haben wir damit bereits wirklich coole Projekte umgesetzt. Klar ist PowerPoint unsere «Waffe der Wahl», wenn es darum geht, komplexe Präsentationen auf die Beine zu stellen. Doch Sway ist auf alle Fälle eine geniale Präsentations-App, die – zu Recht – auch bei Präsentations-Experten immer mehr Anklang findet.

 

Kanntest du Sway bereits? Welche Erfahrungen hst du mit Microsoft Sway gemacht, und würdest du es eventuell für Firmenpräsentationen benutzen? Lass es mich wissen! Im Kommentarfeld ist reichlich Platz dazu.

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