Vermeide Daten-Overkill auf Präsentations-Slides - #40

Michael Bäuerle
30. März 2021

Verpacke die Kernaussagen deiner Präsentation «benutzerfreundlich».

Es gibt viele Thematiken – besonders in den technischen, medizinischen, juristischen und wirtschaftlichen Bereichen – bei denen du einen wahren Wust an Daten in deine PowerPoint-Präsentation packen kannst. Die Versuchung, all diese Daten, Zahlen und Paragrafen auf den Slides vorzustellen, ist dementsprechend gross. Schliesslich möchtest du deinem Publikum nichts vorenthalten und ihm sämtliche verfügbaren Informationen geben. Alle Facts 1:1 auf die Folien zu übertragen oder hochkomplexe Diagramme, Tabellen, Aufzählungen und Flow-Charts zu entwerfen, ist aber – wie wir ja mittlerweile wissen – eher kontraproduktiv. Was also tun?

Schritt 1: Setze den Rotstift an!

Auch das umfangreichste Thema hat eine Quintessenz. Einen kleinen gemeinsamen Nenner. Und genau diesen möchtest du auf deinen Folien präsentieren. Denke daran: Die Präsentations-Slides sind visuelle Unterstützer deines Vortrags. Das von dir Gesagte schultert die Informationshauptlast. Nicht die Folie! Die Präsentations-Slides sind auch nicht als Plotter gedacht, von dem du deinen Vortrag abliest.

Die Folien sind dazu da, deinem Publikum die Kernpunkte des Vortrags auf visuelle Art einprägsam zu machen.

Und mit diesem Wissen solltest du den Rotstift zur Hand nehmen und deinen Vortrag so lange kürzen, bis tatsächlich nur die allerwichtigsten Punkte übrigbleiben. Diese finden dann den Weg auf die Slides.

Keine Panik! Das bedeutet nicht, dass du deinem Publikum detaillierte Einsichten in das Thema vorenthalten musst. Du erzählst den Zuhörern deutlich mehr, als auf den Folien steht. Zudem gehst du bei der anschliessenden Nachbesprechung auf spezifische Fragen genau ein. Und du kannst Handouts nutzen, die alle Punkte haarklein mit Zahlen, Fallbeispielen, etc. untermauern.

Schritt 2: Unterteile Datensammlungen auf mehrere Folien

PowerPoint & Co. machen es in der Regel sehr einfach, eine Folie mit zig Daten zu füllen. Mehrere Textblöcke, kleine lustige Bilder und das eine oder andere Diagramm lassen sich ohne grosse Mühe auf eine Slide quetschen. Und es ist nun auch mal eine Tatsache, dass es Segmente innerhalb eines Vortrags gibt, die sehr daten-lastig sind. Darunter befinden sich natürlich auch Informationen, die du auf einer Folie präsentieren musst, um die Kernaussage für das Publikum greifbar zu machen.

Was du nun an den Tag legen musst ist: Selbstbeherrschung!

Alle nötigen, bereits stark gekürzten Kernpunkte auf eine Folie zu laden, wäre der überhastete und falsche Weg. Fächere stattdessen das «Datenpaket» auf zwei oder drei Folien auf. Pro Folie präsentierst du somit klar und übersichtlich jeweils einen Teil der Datenmenge.

Schritt 3: Fasse das Datenpaket in einem Statement zusammen

Wenn es möglich ist, präsentiere deinem Publikum eine Slide, die die Quintessenz des Datenpakets darlegt. Das ist sicherlich nicht ganz einfach, aber hier kannst du dich eines Tricks bedienen: Erkläre das Thema einer Person in deinem Umfeld, die sich nicht mal ansatzweise damit auskennt. Am besten in einem Satz. Und, wenn du möchtest, male zur Verdeutlichung  eine simples Grafikdazu auf ein Stück Papier. Wenn es die Person begreift, hast du zwei einfache, einleuchtende Elemente, die du auf deine Folie setzen kannst.

 

Hast du eventuell noch weitere Ansatzpunkte und Herangehensweisen, die bei der Zusammenfassung und Darstellung grosser Datenpakete auf Präsentationsfolien helfen können? Falls dem so ist, wäre ich über einen Kommentar zu diesem Artikel sehr dankbar.

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