Eine PowerPoint-Präsentation soll auf der Bühne funktionieren und danach am besten gleich noch als Handout verschickt werden. Klingt praktisch, führt aber häufig zu einem Kompromiss, der weder beim Präsentieren noch beim Nachlesen wirklich überzeugt. Denn Vortragsfolien und Handoutfolien erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Warum Du die beiden Formate besser voneinander trennst und wie das ohne unnötigen Mehraufwand funktioniert, zeigen wir Dir in diesem Beitrag.
Äpfel und Birnen lassen sich bekanntlich schlecht addieren. Das Ergebnis wäre höchstens ein Fruchtsalat aber bestimmt keine sinnvolle Gleichung.
Bei Präsentationen ist es ähnlich: Auf der einen Seite haben wir die Vortragsfolien, auf der anderen die Handoutfolien. Beide gehören zwar zum gleichen Thema, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Versuchen wir, daraus eine einzige Lösung zu machen, entsteht schnell der PowerPoint-Fruchtsalat.
Schauen wir uns die beiden Zutaten deshalb etwas genauer an.
🍎 Der Apfel: die Präsentation
Während eines Vortrags steht die präsentierende Person im Mittelpunkt. Die Folien begleiten das Gesagte, visualisieren die wichtigsten Inhalte und helfen dabei, die Kernbotschaften verständlich zu vermitteln.
Dafür braucht es nicht möglichst viele Informationen auf der Folie. Im Gegenteil! Zu viel Text und zu viele Details können dazu führen, dass das Publikum anfängt zu lesen, anstatt zuzuhören.
Die Präsentation sollte deshalb nur das zeigen, was die mündlichen Ausführungen unterstützt. Zusätzliche Informationen, Erklärungen und Zusammenhänge liefert die präsentierende Person.
Bei einem Handout sieht die Sache anders aus.
Es muss auch ohne Vortrag verständlich sein. Schliesslich wird es häufig erst nach einer Präsentation verschickt oder von Personen gelesen, die beim eigentlichen Vortrag gar nicht dabei waren.
Deshalb braucht ein Handout mehr Kontext und zusätzliche Informationen. Lauftext kann die visuellen Inhalte ergänzen und Zusammenhänge erklären, die während des Vortrags mündlich vermittelt wurden.
So entsteht ein Dokument, das auch später noch als Zusammenfassung und Nachschlagewerk funktioniert.
🥗 Wenn aus Apfel und Birne Fruchtsalat wird
Problematisch wird es, wenn wir versuchen, dieselben Folien für beide Situationen zu verwenden:
Werden klassische Handoutfolien auf der Bühne gezeigt, konkurrieren die vielen Informationen mit der präsentierenden Person um die Aufmerksamkeit des Publikums. Während vorne gesprochen wird, lesen die Zuhörer bereits den Text auf der Folie. Im schlimmsten Fall geht dabei der rote Faden verloren.
Umgekehrt funktionieren reine Präsentationsfolien häufig nicht als Handout. Animationen und Morph-Übergänge werden im PDF nicht abgespielt, wodurch manche Folien im statischen Zustand unvollständig oder unsauber wirken können. Gleichzeitig fehlen die mündlichen Erklärungen, die während des Vortrags für den notwendigen Kontext gesorgt haben.
Jetzt ist klar: Präsentationsfolien sind keine Handoutfolien und Handoutfolien sind keine Präsentationsfolien.
Aber bedeutet das, dass Du Deine komplette Präsentation zweimal erstellen musst?
Eine Präsentation, zwei Varianten
Unsere Empfehlung ist, nur bei den Folien zwei Versionen anzulegen, bei denen es tatsächlich notwendig ist.
Die Präsentationsvariante enthält wenige, prägnante Informationen und unterstützt Dich während des Vortrags visuell. Die Handoutvariante ergänzt diese Inhalte um zusätzliche Erklärungen und Details, damit sie auch ohne Deinen Vortrag verständlich bleibt.
Wie das aussehen kann, zeigt unsere Arbeit für die Migros Industrie. Für sie haben wir sowohl Präsentations- als auch Handoutfolien erstellt. Beide Varianten folgen derselben Gestaltung und wirken dadurch wie aus einem Guss, obwohl sie unterschiedliche Aufgaben übernehmen.
Die Präsentationsfolien konzentrieren sich auf die visuelle Vermittlung der Kernbotschaften. Die Handoutfolien liefern zusätzliche Informationen und funktionieren dadurch auch nach dem Vortrag als Nachschlagewerk.
So entstehen zwei Formate, die zusammengehören, ohne dass eines für das andere Kompromisse eingehen muss.
Ein kleiner PowerPoint-Trick zum Schluss: Folien ausblenden
Damit Du trotzdem mit einer Präsentationsdatei arbeiten kannst, gibt es eine praktische Lösung: Blende die jeweils nicht benötigten Folien aus.
Während des Vortrags kannst Du beispielsweise die ausführlichen Handoutfolien ausblenden. So erscheinen nur die Folien, die tatsächlich für die Präsentation gedacht sind.
Beim Erstellen des Handouts funktioniert das Prinzip genau andersherum: Blende die entsprechenden Vortragsfolien aus und exportiere anschliessend die Handoutversion.
Für das Handout empfehlen wir den Export als PDF. Dadurch bleiben Gestaltung und Schriften so erhalten, wie Du sie vorgesehen hast, und die Empfänger können Deine Inhalte nicht einfach verändern.
Wenn Du noch mehr darüber lernen möchtest, wie Du Inhalte verständlich strukturierst und überzeugende Folien gestaltest, kannst du dich für unseren Designwerke Kurs anmelden. Wir freuen uns auf dich!
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