Du kennst dieses Szenario bestimmt nur zu gut:
Deine neuste PowerPoint-Präsentation ist endlich fertig. Die investierte Zeit hat sich gelohnt. Super Bilder, GIFs und Icons untermalen deine Kernaussage; kurze, knackige Textpassagen und ein kleines, aber dafür genial gelungenes Einleitungs-Video, das direkt Lust macht, mehr zum Kernthema zu erfahren. Was nun noch bleibt, ist es, die Präsentation von deinem Chef absegnen zu lassen. Normalerweise kein Problem, doch befindet der sich gerade auf einer Geschäftsreise. Du musst die PPT-Präsentation also per Mail verschicken. Und genau hier hört der Spass erstmal auf. Die Datei ist viel zu gross, um als digitaler Anhang auf der Datenautobahn um die halbe Welt zu flitzen. Was also tun?
Das Problem: Die Grösse der Bilder, GIFs und Videos!
Die Lösung: PowerPoint als Zip! Du musst die Image-Dateien auf deinen Slides komprimieren. Wie das funktioniert, erkläre ich dir Schritt für Schritt in diesem Blogbeitrag.
Ist Dir das zu schnell gegangen? Dann folge unserer Schritt für Schritt Anleitung:
Zunächst öffnest du die PPT-Präsentation, die du verkleinern möchtest, und wählst ein Bild an. Mit Klicken auf das Bild erscheint sich in der Menüleiste "Bildformat". Wähle den Button "Bilder komprimieren".
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du einige Einstellungen machen kannst. Entferne den Haken von "Nur für dieses Bild übernehmen" und wähle den gewünschten Komprimierungsgrad. Ppi steht dabei für «Pixel per Image» und beschreibt die Auflösung der Bilder. Desto kleiner diese ist, desto schlechter fällt die Bildqualität aus.
Als idealen Mittelweg schlagen wir 220 ppi vor. Das Bild bleibt dabei genügend scharf für eine Bildschirmpräsentation / Beamerpräsentation, aber wiegt nicht mehr so viel wie ein original hochaufgelöstes Bild.
Wenn du nun in die beiden PPT-Präsentationen miteinander vergleichst, darfst du ruhig begeistert sein! In meinem Beispiel wurde die ursprüngliche Präsentation um circa ein Fünftel komprimiert.
Nun kann es natürlich sein, dass vor allem lange, Bild-lastige PowerPoint-Präsentationen auch nach dem Zippen noch zu gross sind, um als E-Mail-Anhang durchzukommen. In diesem Fall lade die Präsentation einfach auf deine Swisstransfer hoch und verschicke dann den Link.
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